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Un enfoque fiable para gestionar y restaurar cintas heredadas

Hacer copias de seguridad en cintas siempre ha sido visto como un método económico y fiable para almacenar datos corporativos off-line de forma segura.

Sin embargo, la enorme cantidad de datos heredadas que las empresas necesitan almacenar en cintas hoy en día, junto a los requisitos legales, regulatorios y gubernamentales de presentar datos de forma puntual y precisa, hacen que las compañías busquen distintos enfoques a la hora de gestionar y restaurar datos de copias de seguridad en cinta.

Cuando tratamos el tema con administradores de TI, que son los responsables últimos de la identificación y presentación de los datos requeridos por la empresa al responder a requerimientos legales o regulatorios, dicen que el mayor desafío es la incapacidad de identificar la ubicación específica de los archivos requeridos.

Emprendimos un estudio global con 720 administradores de IT a principios de este año para comprender mejor estos desafíos. Descubrimos que casi un tercio (30%) decían no tener una idea clara de qué información está almacenada en sus archivos. Como casi todas las empresas están obligadas por ley a mantener el acceso a datos regulados durante un periodo de tiempo determinado, este es un problema potencialmente masivo.

La necesidad de copias de seguridad en cinta fiables

Recientemente trabajamos con un proveedor de servicios de TI español que necesitaba garantizar el acceso a copias de seguridad de cintas heredadas de un nuevo cliente final que se dedicaba al negocio de los seguros. El proveedor debía garantizar copias de seguridad fiables de cintas heredadas sin el coste de la migración o mantenimiento de las infraestructuras retiradas.

El cliente final necesitaba tener acceso a datos almacenados en un gran numero de cintas 3592 y 3592/JA durante un periodo de cinco años debido a estrictas leyes y normas gubernamentales de retención de datos. Las copias de seguridad en cinta habían sido creadas usando Tivoli Storage Manager.

Comprensiblemente, ni el proveedor de servicios ni la empresa de seguros quería asumir los costes de mantenimiento del entorno de Tivoli Storage Manager durante un periodo de cinco años debido a las poco frecuentes solicitudes de copias de seguridad en cinta y ad hoc.

Junto al proveedor de servicios de TI ingeniamos una solución económica y eficiente para permitir el acceso a las copias de seguridad en cinta del cliente final.

Prueba de Concepto

El primer paso fue llevar a cabo una Prueba de Concepto donde el cliente final envió cinco cintas a nuestro equipo de ingeniería. La finalidad era confirmar la total asistencia a la combinación de cintas y software del cliente, así como confirmar el alcance del proyecto y los plazos.

Tras la Prueba de Concepto llevamos a cabo un proyecto R&D para extraer el catálogo del Tivoli Storage Manager a un formato estándar de base de datos SQL de forma que el proveedor de servicios de TI pudiese hacer consultas, identificar la ubicación de carpetas o archivos específicos y enviar las cintas correctas a nuestro equipo para restaurar los datos cuando fuera requerido. Los datos de una copia de seguridad en cinta son enviados al cliente final en un USB encriptado o por FTP seguro para las solicitudes de copias urgentes o de menor volumen.

Las copias de seguridad de datos están cubiertas por un contrato de servicios de varios años que permite un número predefinido de copias de seguridad al año durante todo el periodo de cinco años, con copias de seguridad adicionales disponibles bajo petición. Las cintas están almacenadas en las oficinas del proveedor de servicios de TI y se pueden retirar de acuerdo a la política de gestión de la información de la empresa del cliente final. b

Una solución a medida

El proveedor de servicios de TI fue capaz de ofrecer un servicio de procesamiento de cintas a medida a su cliente final para que no tuvieran que volver a incurrir en gastos significativos para mantener el entorno del Tivoli Storage Manager al tiempo que conservaban la capacidad de extraer datos de las cintas bajo solicitud.

El acuerdo de retención por hacer copias de seguridad de cintas a demanda significaba que los servicios estaban hechos a medida de las necesidades del cliente y garantizaban una mayor predecibilidad a la hora de planificar y presupuestar los gastos. El acuerdo de retención también permitía la solicitud y entrega de copias de seguridad en cinta para su procesamiento rápido y eficiente y evitar demoras administrativas.

Bajo el acuerdo de retención Kroll Ontrack pudo garantizar las capacidades de extracción de cintas durante el periodo del contrato, trabajando de acuerdo a un contrato de servicios (Service Level Agreement, o SLA) de 12 días laborales por copia de seguridad estándar, lo que incluye cinco cintas y un terabyte de datos seleccionados.

El proyecto emprendido por el proveedor de servicios de TI español y Kroll Ontrack tuvo un desenlace excelente para el cliente final, que pudo reducir significativamente el coste de almacenamiento de cintas y recuperación de datos cuando se requería – todo sin tener que actualizar el entorno del Tivoli Storage Manager.

También hubo beneficios para el propio proveedor de TI, que fue capaz de dar un servicio efectivo, confiable y seguro a su nuevo cliente sin una gran inversión extra en infraestructuras.

Cambios regulatorios en curso

Para tener una noción de la gestión efectiva de cintas y establecer procesos para responder rápidamente a solicitudes de datos basta con dos buenas prácticas de gestión de cintas: identificar la calidad de un archivo en cinta y conocer los datos almacenados en el archivo. Creemos que a medida que la demanda de acceso rápido a datos heredados crece y con los cambiantes estándares regulatorios y gubernamentales, este tipo de solución prágmática sólo verá aumentada su popularidad.

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