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Nuevos empleados: ponlos a funcionar con tu TI

Contratar a nuevos empleados siempre es una buena señal para un negocio en crecimiento, pero si bien expandirse es emocionante, también da dolores de cabeza.

Mientras los departamentos de RRHH saben bien lo estresante que puede ser asegurarse de contratar a la persona correcta, los administradores de TI también se encuentran a menudo con dificultades a la hora de incorporar a nuevos empleados –incluso si su papel se pasa por alto a veces.

Después de todo, sin un acceso adecuado a ciertas tecnologías clave, aplicaciones y servicios, serán incapaces de realizar su trabajo de forma efectiva. Y no es sólo por razones de productividad que TI tiene un papel que jugar en ello –también necesitan asegurarse de que el nuevo empleado esté haciendo un uso responsable de sus sistemas y no expone a la empresa a problemas como fallos de seguridad o pérdida de datos.

Por lo tanto, es importante que los administradores de TI sepan qué hacer cuando los nuevos empleados se están instalando. Sigue leyendo para conocer nuestros consejos y prácticas recomendadas para líderes en tecnología a la hora de pasar por este proceso, y averigua cuáles son las preguntas clave que debes hacer para que todo vaya bien.

¿Quién es responsable de sus datos?

Algo irritante que les pasa a muchos administradores de TI es llegar a trabajar un lunes por la mañana sólo para encontrarse con varios e-mails –de RRHH, de directores de línea, etcétera- avisándoles de que ese día comienza un nuevo empleado. Aparte de tener que lidiar con toda la gente que les persigue para configurar cuentas de correo, datos de ingreso e incluso con problemas de hardware, tener que hacerlo sabiéndolo con tan poca antelación está muy lejos de ser una situación ideal. Por ejemplo, si es necesario limpiar de datos un disco duro existente antes de entregar un PC a su nuevo usuario, esto es algo que requerirá tiempo.

Por lo tanto, depende de los administradores de TI dejar claro desde el principio lo que se espera del resto de la empresa respecto a los nuevos empleados. Deben comunicar quién será el responsable de informarlos, y especificar exactamente qué información se requerirá, para evitar largos intercambios de impresiones que solo causan más retrasos.

¿Qué cuentas necesitan?

Una parte clave de esta información será qué nuevas cuentas deben configurarse. Mientras que el e-mail se da por hecho y las herramientas de la empresa como el software para redes sociales y el acceso a la intranet son obligatorios, es preciso establecer exactamente qué más van a necesitar.

Por ejemplo, ¿necesitarán acceso a herramientas de CRM o ERP que contengan información de clientes potencialmente delicada? No quieres perder el tiempo configurando cuentas que el nuevo empleado no va a usar, y sobre todo podríamos terminar dándoles acceso a datos que no deberían conocer. Por otro lado, no configurar las cuentas que necesiten desde el principio puede suponer un impacto negativo en la productividad en la etapa crucial de inducción.

¿Tienen los permisos adecuados?

De forma similar, una vez que ha sido establecido qué herramientas necesita un nuevo empleado para cumplir su función, también debe definirse el nivel de acceso requerido. Dar a un nuevo empleado acceso ilimitado a todos los datos antes de que haya llegado a asentarse no es una buena idea, pues abre la puerta a potenciales problemas para la empresa.

Ya se trate de un nuevo empleado curioso que saca lo mejor de sí al conocer información sensible o de un usuario sin conocimientos de tecnología borrando palabras clave por accidente, lo mejor es asegurarse de que no puedan hacer demasiado daño.

¿Qué educación necesitan?

Asegurarse de que los nuevos empleados conocen no solo la tecnología que van a usar, sino también las políticas que tendrán que seguir, debería ser una parte clave de cualquier proceso de inducción. Por ejemplo, si quieren usar un dispositivo móvil personal para acceder a documentos de trabajo, debes ser claro al explicar qué plataformas y aplicaciones pueden usar, y qué información está prohibido sacar de la empresa.

Es buena idea asegurarse de que todas las políticas y responsabilidades relacionadas con la tecnología están publicadas de forma clara en la intranet de la empresa, y de que el portal de inducción tiene esos enlaces. Hacer un seguimiento de esto al final de la iniciación también es esencial para asegurarse de que el mensaje haya sido recibido.

¿Cómo hacer que se involucren con la empresa?

Para cualquier negocio, el éxito de su proceso de contratación será medido por la velocidad a la que los nuevos empleados se adapten a la cultura de la empresa y muestren su compromiso por lo que hacen. Gran parte de esto será responsabilidad del departamento del empleado y de su jefe directo, pero los administradores de TI también pueden ayudar con ello.

Un portal de TI efectivo para los nuevos contratados puede llegar a marcar la diferencia, ya sea mandando mensajes de bienvenida personalizados o invitándolos a unirse a las redes sociales de la empresa. Al facilitarles la integración para que se adapten por completo a su nuevo trabajo, los administradores de TI pueden garantizar que el proceso sea positivo –y que no ponen en riesgo la seguridad de datos clave.

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