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Los costes ocultos de aumentar su capacidad de almacenaje de datos

Los entornos de TI de gran escala tienen los recursos necesarios para gestionar todos los aspectos de una expansión de red, incluyendo el análisis inicial, la instalación eléctrica y del equipo, y la gestión de un acceso apropiado para los usuarios. En los entornos de TI más pequeños, puede que la planificación no vaya más allá de la reacción inmediata a las necesidades de los usuarios – es decir – “¡Se nos ha agotado el espacio!” Mientras que el tamaño del entorno quizás determine cómo se dirigen y se manejan las necesidades, tales asuntos como una refrigeración adecuada del equipo, un software de gestión de almacenaje que permita prever el crecimiento (SRM), la recuperación de desastres (incluyendo la planificación para una eventual emergencia) y la de datos afectan a entornos TI de todos los tamaños.

Por un lado, imagínese una empresa pequeña con cinco ordenadores de mesa. A pesar de seguir los cuidadosos procesos de compresión de datos y una gestión rigurosa del almacenamiento de los archivos viejos, su sistema se está quedando sin espacio. Además, tienen un pequeño servidor situado cerca de las mesas de los usuarios ¿Puede el dueño mejorar el servidor con un disco duro más grande o debería añadir un rack independiente de unidades baratas? ¿Cuánto espacio necesitarán? ¿Bastará con un terabyte? ¿Qué pasaría si necesitan mejorar su sistema en el futuro? ¿Cuáles serán las dificultades? ¿Con qué otros costes ocultos se encontrarán?

Por otro lado, una empresa que usa unos 30-40 ordenadores ha puesto su servidor en un cuarto separado con la refrigeración adecuada, gestión de acceso del usuario y una infraestructura de red sólida. Sin embargo, ellos también se están quedando sin espacio. Cuando planeen ampliar su capacidad, ¿cuáles serán los gastos adicionales que necesitarán considerar?

Además de la inversión en equipo, hay muchos gastos ocultos que deben ser considerados a la hora de determinar las necesidades de almacenaje y su consiguiente gestión. A continuación, se presentan algunos de los gastos ocultos relacionados con el almacenamiento:

Software de gestión de almacenamiento.

¿Cómo se puede sacar el máximo partido a su espacio de almacenamiento existente, sin que se agote tan rápidamente? ¿Cómo puede evitar que su espacio de almacenaje se agote antes de que se cumpla la esperanza de vida? Aquí es donde entran en juego softwares de gestión de almacenaje como SRM o ILM. El software de Storage Resource Management (SRM) proporciona a los administradores del almacenamiento las herramientas adecuadas para gestionar el espacio del modo más eficaz. El software de Information Lifecycle Management (ILM) ayuda con la gestión de datos a lo largo de su ciclo vital.

Si bien son una solución viable, puede que los softwares de SRM e ILM no sean capaces de cubrir todas las necesidades de un negocio. Estos softwares están diseñados para manejar archivos y demás elementos almacenados de manera eficaz y con cierta automatización. Además, a esto se suma la necesidad de una buena gestión del espacio. ¿Recuerda los días en los que el espacio estaba muy solicitado y había toda clase de métodos para asegurarse de que los archivos inactivos quedaban guardados en otra parte, como en disquetes? ¿Recuerda cuando aparecieron las utilidades de compresión de archivos e intentábamos sacar cada byte duplicado de los archivos? Esas técnicas no están anticuadas sólo porque el coste por MB haya bajado, sino también porque las herramientas existen para ayudarnos a gestionar el almacenaje de datos. Las prácticas de almacenaje más prudentes nunca se pasan de moda.

Consumo de energía.

Los fabricantes se esfuerzan mucho por mejorar el rendimiento de sus máquinas, si bien el consumo de energía de los servidores continúa aumentando. ¿Cuánta energía necesitará la nueva solución para el almacenamiento de su compañía? El consumo de energía puede ser un gasto oculto fijo que puede no haber sido contemplado a la hora de calcular el aumento de espacio de almacenamiento. Sobre todo, si tomamos en consideración las variaciones en los precios de la energía, los incrementos no calculados en el gasto de la misma pueden suponer una subida importante e inesperada del presupuesto que podría afectar a toda la empresa.

Los requisitos de refrigeración.

Estrechamente relacionado con el consumo de energía está la necesidad de mantener bien refrigerados los procesadores más potentes encontrados en las máquinas más modernas. Tanto el rendimiento como la esperanza de vida del equipo están relacionados con la temperatura. Desde la aparición del Pentium II Processor en 1997, la disposición de salidas de calor adecuadas y ventilador se han convertido en un elemento común a cualquier equipo. Hoy día, los procesadores de alto rendimiento, las placas madre, las tarjetas de vídeo y los discos duros requieren una gestión de temperatura fiable para que funcionen con efectividad y constancia, un día sí y otro también.

Si los requisitos de almacenamiento de su cliente o de su empresa crecen, se hará indispensable un buen ajuste de la temperatura en el cuarto del servidor. Añadir este cuarto o crear el entorno necesario quizás suponga incurrir en costes adicionales, sin contar con el aumento de gastos en consumo de energía mencionados anteriormente.

Ruido

Con la refrigeración y la ventilación adecuadas viene el ruido. Todos estos ventiladores adicionales y compresores de ventilación pueden crear un volumen significativo de decibelios. Un entorno de TI grande tiene la suerte de poder mantener las máquinas más ruidosas lejos de los usuarios. No obstante, en las empresas más pequeñas o familiares, los trabajadores encuentran los niveles de ruido generados por el equipo de almacenamiento intolerables ya que como mínimo les impiden concentrarse. Semejante ruido hace que no se pueda trabajar ni rendir adecuadamente en las áreas cercanas. Cuando decida aumentar su capacidad de almacenamiento de datos, asegúrese de que el ruido resultante sea tolerable. Asimismo, es importante que las medidas para reducir el ruido no afecten o interrumpan el buen funcionamiento de las salidas de calor y de la ventilación.

Los costes administrativos

La inversión en el equipo para la expansión quizá sea significativa, ¿pero cómo afecta este aumento de capacidad de almacenamiento a las necesidades administrativas? ¿Debería la administración contratar a alguien para que les asesore sobre las necesidades de usuario, y luego instalar, establecer y probar el nuevo equipo? ¿O puede el administrador de red interno hacer el trabajo? Una empresa pequeña corre mayores riesgos porque, aunque quizá no puedan permitirse pagar un asesoramiento e instalación profesionales, es posible que aprendan a base de cometer el error de pagar una solución barata pero de mala calidad.

Alguien que no sea profesional quizá realice un mal diagnóstico de las necesidades de almacenamiento, instale el equipo incorrectamente o compre un equipo que no es adecuado para el entorno. Tales errores demuestran por qué existen certificados para los profesionales de red. La gestión del almacenamiento no es tan sencilla como añadir más espacio cuando se necesite, sino que se trata de una tarea mucho más complicada que afecta a cada aspecto y empleado de la empresa.

Si bien acudir a un profesional aumenta significativamente el éxito del incremento en las capacidades de almacenaje, esto elevará el coste final. Cuando se toma en consideración el gasto monetario, las empresas también deben tener en cuenta qué otros gastos – riesgo general, pérdida de acceso a los datos, tiempo de inactividad del sistema si las soluciones aplicadas fracasan – pueden permitirse.

Gestión de copias de seguridad

¿Cómo gestiona su empresa los ciclos de copias de seguridad y las correspondientes necesidades de almacenamiento? ¿Almacena sus copias de seguridad en el mismo lugar de trabajo, o dispone de una ubicación segura en donde puede guardar estos importantes datos? Desastres naturales tales como incendios e inundaciones, y otro tipo de desastres más extremos como el huracán Katrina son señales de advertencia para aquellos que se resistan a la idea de almacenar fuera del lugar de trabajo. Esto es tan sencillo como guardar las cintas de copias de seguridad en una ubicación aparte o archivar los datos a través de especialistas a cambio de un pago mensual de alquiler de espacio, o tan complejo como tener un sitio duplicado que contenga una copia directa de todo sus datos (efectivo pero muy costoso).

Independientemente de la gestión de copias de seguridad o del proceso de almacenamiento que utilice, las copias de seguridad creadas deben ser comprobadas, así como el sistema de copias de seguridad junto con la nueva ampliación de almacenamiento con el fin de asegurarse de que las copias se estén realizando correctamente. No hay nada peor que depender de una copia de seguridad que no funciona, que no ha sido creada adecuadamente o que no contiene los importantes datos que su empresa necesita.

Almacenamiento de la base de datos

Las bases de datos resultantes de las actividades diarias de comercio pueden ser enormes (como ya se ha mencionado anteriormente en el ejemplo de los billones de filas de datos de ventas que se generan diariamente en una compañía de venta al detalle). Un modo de mejorar el rendimiento de la base de datos es dividir sus archivos y guardarlos en 3 ubicaciones distintas. Con este proceso, los archivos de datos se almacenan en una ubicación, los logs en otra y las copias de seguridad en una tercera completamente distinta. Esto no sólo hace el procesamiento de datos más eficaz, sino que también minimiza el riesgo, lo que es beneficioso sobre todo cuando se experimenta una interrupción como un fallo del equipo.

Llevar a cabo este tipo de medidas para la mejora de la base de datos supone afrontar la planificación y los costes de equipo ya mencionados. Sin embargo, no debe olvidarse cómo la informática ha llegado a todas las áreas de nuestros negocios – información de clientes, de facturación y de control de inventario – y lo importante que es, por tanto, que esta información esté bien protegida. Los gastos ocultos asociados a la protección de la información de la base de datos pueden incrementarse a una velocidad vertiginosa.

Instalación y cableado

La antigua tendencia era disponer de una unidad autónoma donde el procesador y almacenaje eran un solo sistema. Actualmente, la tendencia es construir un sistema separado de almacenaje en red al que puedan acceder muchos usuarios y servidores. En general, hay dos tipos de sistemas separados de almacenaje, el sistema SAN y el NAS.

Este sistema de almacenamiento independiente ofrece varias ventajas, entre ellas una expansión más fácil. Sin embargo, el inconveniente es que necesitará una infraestructura de red que pueda soportar un sistema independiente. Es decir, si está en otro edificio, necesitará una conexión más rápida para evitar que se produzca un efecto embudo en la comunicación entre el servidor y el dispositivo de almacenamiento.

Recuperación de desastres

Un plan de recuperación de desastres abarca todo aquello que pudiera ocurrir si hubiera un fallo de sistema debido a un desastre natural, incendio, robo, destrucción o fallo del equipo. Una parte fundamental de la planificación es asegurar la continuidad del negocio; esto es, aplicar las medidas necesarias para mantener el negocio en funcionamiento a pesar del desastre. Cuando planee un aumento de la capacidad de almacenamiento de datos, el plan de recuperación de desastres debe ser revisado para asegurarse de que los datos de la empresa seguirán estando disponibles en caso de que hubiera que afrontar cualquier desastre, y que se han adaptado la planificación y las medidas para la continuidad de negocio.

Recuperación de datos

La recuperación de datos puede llegar a ser un gasto adicional e imprevisto si no se ha sido previsto. Cada plan de continuidad y desastre para una empresa debería incluir servicios profesionales de recuperación de datos como parte de su solución general.

En conclusión, hay mucho más que considerar a la hora de aumentar la capacidad de almacenamiento que la simple anticipación del incremento del volumen de nuestros datos. Aunque exista una buena planificación, pueden ocurrir (y de hecho, ocurren) fallos y circunstancias imprevistas. En términos sencillos, incluso con la mejor preparación pueden darse desastres.

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