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¿Deberías revisar tus archivos en cinta?

Si tu única experiencia en el mundo del almacenamiento de datos ha sido en el contexto de un negocio pequeño o mediano o una startup, se puede disculpar que pienses que las cintas magnéticas son una reliquia de otra era de la computación. El formato que una vez fue el estándar de facto para la retención de datos a largo plazo ya no recibe mucha difusión en una era de copias en la nube y precios decrecientes de los discos duros.

Sin embargo, los rumores sobre el fin de la cinta han sido muy exagerados. Según un artículo de Information Age de septiembre de 2014  los diez mayores bancos y empresas de telecomunicaciones del mundo, así como ocho de las empresas farmacéuticas más importantes, usan cintas. Y a medida que las modas como el big data toman impulso, hay más interés que nunca de parte de las organizaciones para invertir en sistemas de almacenamiento de datos offline con gran capacidad y bajo coste.

Pero,  a pesar de sus ventajas, los archivos en cinta necesitan ser cuidados. Puede resultar tentador, al no tener delante los registros de nuestro negocio, no pensar más en ellos una vez han sido archivados en un formato que está demostrado que dura muchas décadas, pero esto sería un error. Las razones para crear un archivo en cinta no son banales -principalmente por el cumplimiento de las regulaciones, y para la recuperación de desastres- y no querrás descubrir en un momento crítico que tus cintas están fragmentadas.

Aquí tienes los motivos por los que revisar tus archivos en cinta de vez en cuando puede no ser una mala idea.

Algunas cintas no pueden etiquetarse

Obviamente, no puedes tener un archivo en cintas eficiente si no estás seguro de qué hay en algunas de las cintas. Los medios no etiquetados no son algo tan raro y pueden tener un amplio rango de repercusiones, entre ellas el riesgo legal -los datos almacenados en una cinta pueden conservarse más tiempo que el estipulado, por ejemplo, o una organización podría no ser capaz de responder a tiempo a la solicitud de un regulador.

El otro problema es que, si estás tratando de restaurar una copia de seguridad, el mal etiquetado puede suponer varias horas más de tiempo fuera de servicio a los costos totales de tu negocio.

Puede haber daños al almacenarlas

Si se almacenan correctamente, las cintas magnéticas pueden durar décadas -pero la palabra clave aquí es ‘correctamente’. Las cintas en almacenamiento y tránsito pueden sufrir todo tipo de daños, así que vale la pena revisar la temperatura regularmente para comprobar que tus datos aún son recuperables. Los daños por humedad, temperaturas extremas, fuego o humo son sólo algunas de las cosas que pueden inutilizar las cintas si no interviene un experto, y ninguna de ellas muestra síntomas aparentes hasta después del daño.

Puede que tengas que migrar a un nuevo sistema de archivos

Algunas organizaciones tienen problemas al tratar de restaurar datos de archivos en cinta porque ya no tienen el hardware o el software necesario para hacerlo. Si almacenas registros de tu empresa de hace dos o tres décadas, es probable que tu infraestructura de TI haya sido renovada varias veces en el ínterin.

Revisar tus archivos en cinta de vez en cuando debería ayudarte a determinar si el formato de los datos será un problema en un escenario de recuperación de desastre, lo que requeriría migrar a un nuevo sistema.

Algunos datos pueden tener que destruirse

Por último, si no tienes una política formal de destrucción de datos, tus archivos en cinta podrían contener datos que estás obligado a borrar o modificar por ley. Esto podría incluir información personal sobre clientes que ya no tienes motivos para conservar, así como documentos relacionados a antiguos socios.

Las cintas magnéticas pueden destruirse de forma segura usando una trituradora o fragmentadora -nuestro post 3 maneras de borrar tus datos de forma permanente cuenta los detalles.

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