7 cosas a tener en cuenta al mudarse de oficina

Un escenario que cualquier director de oficina odiará inevitablemente es la pesadilla logística de mudarse a otras instalaciones. Ya seas un negocio en alza al que se le queda pequeño el espacio o estés buscando mudarte a un alojamiento más económico, asegurarse de que todo va bien cuando llegue el gran día es tan estresante para una empresa como lo es en la vida personal.

Esto es algo que todos sabemos hoy, pues nuestra oficina del Reino Unido se mudó hace algunas semanas. Y entre embalar cajas y solucionar temas como la mudanza de nuestras comunicaciones y servicios, me hizo pensar en otro factor crítico – y a menudo ignorado – que hay que considerar al mudarse de oficina. Concretamente, ¿cómo podemos estar seguros de que nuestros datos digitales están a salvo en el proceso?

Asegurar tus datos es seguro

Una mudanza de oficina es una gran ocasión para que los datos se corrompan, se pierdan o terminen en malas manos. Ya sea por trabajadores descuidados que dejan caer o rompen discos duros, o hardware que desaparece sin más, hay varios riesgos que deben ser tenidos en cuenta al planificar una mudanza.

Por eso he hecho una lista de algunos de los problemas potenciales más comunes que debes tener en cuenta.

Proteger tu hardware

Los daños al hardware de almacenamiento de datos son un problema común, y algunos tipos de equipamiento serán más vulnerables que otros a cosas como impactos físicos, cambios de temperatura o humedad. Pero sin importar si estás transportando discos duros de PC, servidores o cintas magnéticas, el empaquetado y manipulación cuidadosa es esencial si quieres evitar tener que recurrir a un especialista en recuperación de datos para recuperar información perdida.

Antes de embarcarte en una mudanza, también deberías revisar los equipos en busca de problemas potenciales. Por ejemplo, debes comprobar que los discos duros no hagan ruidos raros ni haya indicadores de error como luces de advertencia. Estas señales pueden indicar que algún dispositivo comienza a degradarse, y, por lo tanto, será más frágil y vulnerable a los golpes y raspados.

Mantener la cadena de custodia

Cuando se pasan dispositivos de almacenamiento de datos de una persona a otra durante el proceso de la mudanza se presenta una gran oportunidad para que los artículos resulten perdidos o robados. Para minimizar el riesgo de que esto ocurra, es importante mantener una cadena de custodia clara durante el proceso, de modo que sea fácil identificar quién es el responsable de los datos en un momento dado.

La mejor forma de hacer esto es asegurarse de que cada artículo es sellado tras ser embalado de forma segura. Este sello debería comprobarse por posibles alteraciones en cada etapa de la mudanza, y romperse sólo cuando el dispositivo de almacenamiento esté a salvo en la nueva ubicación. En el raro caso de un filtrado de datos, la persona a cargo de la mudanza podrá dar respuestas claras sobre qué pasó – algo que puede ser vital para fines reglamentarios o de seguro.

Documentar todo

De forma similar, es importante que todo esté documentado – y quiero decir todo, hasta qué cables se conectan dónde. En especial, si estamos mudando grandes servidores con cableados complejos, cualquier cambio en su armado cuando fueron instalados en la oficina vieja podría causar problemas más adelante.

Cada PC, disco duro, memoria USB y hardware de gestión de redes debe ser claramente etiquetado, y cualquier cambio anotado. Lo ideal es que haya una copia física de estos registros, además de una digital.

No pasar por alto la seguridad física

También es vital que no pases por alto la seguridad física de tus instalaciones – las viejas y las nuevas – al hacer una mudanza. Conozco demasiado bien lo caótica que puede ser esta etapa para las empresas, con gente entrando y saliendo de las oficinas a todas horas mientras intentan hacer la mudanza causando la mínima disrupción posible. El resultado de esto es que cualquier oportunista podría aprovechar para entrar y llevarse equipamiento.

Por eso es vital que las políticas de seguridad física no se dejen de lado durante el proceso de mudanza. Puede ser tentador dejar las puertas abiertas sin más para permitir que los trabajadores entren y salgan fácilmente, pero si tienes hardware con datos sensibles almacenados a la vista, esto podría salir muy caro.

Conocer los procesos de recuperación

En el desafortunado caso de que algo vaya mal y tu hardware termine dañado o perdido, es importante estar preparado para esta eventualidad. Para empezar, debes asegurarte de que tus planes de backup y recuperación de desastres están al día y han sido testados recientemente. Si esperas a tener un problema para encontrar debilidades en ellos, será demasiado tarde.

Ten en cuenta todas estas cosas y podrás tener, si no una mudanza totalmente libre de estrés, sí una en la que estés tranquilo y tengas la certeza de que tus datos más importantes aún estarán ahí cuando quites la envoltura de burbujas en el nuevo hogar de tu empresa.